Réclamations « patate chaude » : Stratégies pour gérer les chevauchements potentiels et les défis liés aux assureurs

Pour les entreprises de toutes tailles, le règlement et le paiement de réclamations de biens peuvent représenter un processus laborieux et exigeant en temps et en ressources. Même avant qu’un incident ne survienne, les entreprises peuvent mieux se positionner en comprenant la probabilité d’une situation « patate chaude » – une situation où les assureurs cherchent à transférer la responsabilité à d’autres polices et produits – et en sachant comment la gérer. La première étape consiste à apprendre à repérer les chevauchements potentiels entre les couvertures et les polices, à élaborer des stratégies de façon proactive et à prendre des mesures stratégiques lorsque des problèmes surviennent.

Sensibilisation aux chevauchements et aux problèmes

La première étape pour réduire le nombre de réclamations « patate chaude » consiste à comprendre les sources de chevauchement de couverture possibles. D’après notre expérience, les secteurs suivants sont ceux où il y a le plus de chevauchements:

Par exemple, une grande société de négoce de produits de base a été victime d’un vol de produits d’une valeur de 65 millions de dollars, qui était initialement considéré comme un vol commis par un tiers. L’avocat externe de la société ayant compris que le vol était externe, la réclamation a été déposée en vertu de la police de marchandise en stock et transit, qui couvrait l’inventaire. L’assureur de marchandise en stock et transit avait besoin de plus de preuves qu’il ne s’agissait pas d’un vol interne, ce qui s’est avéré difficile à prouver selon les normes nécessaires. En fin de compte, en présentant une demande de règlement sous cette couverture, la société a pris une route plus longue et plus coûteuse pour être remboursée des années plus tard.

Prenons un autre exemple : une grande entreprise d’expédition et de distribution a subi une atteinte à la cybersécurité, lorsqu’un virus a perturbé les communications internes et endommagé les ordinateurs portables. Le coût total de reprogrammation des ordinateurs portables était de 200 000 $, et l’entreprise voulait ensuite les remplacer, ce qui représentait un autre 200 000 $. La perte totale de 400 000 $ n’était pas couverte par la police d’assurance cyber-risques de l’entreprise en raison d’une exclusion relative aux dommages matériels subis par l’assuré. La couverture de la police d’assurance des biens était bien inférieure à la franchise de 1 million de dollars et l’assureur de marchandise en stock et transit l’a contestée, exigeant une preuve que le piratage n’était pas une affaire interne.

Ces deux exemples mettent en lumière le problème des réclamations « patate chaude », soit la possibilité qu’il y ait chevauchement ou de se faire pointer du doigt par les assureurs. Adopter une approche plus proactive et comprendre les chevauchements et les problèmes potentiels constituent la première étape pour atténuer la situation « patate chaude ».

Stratégies pour gérer les réclamations « patate chaude »

La planification est une approche qui permet de suivre les pratiques exemplaires et il existe plusieurs mesures que les entreprises peuvent prendre avant qu’un sinistre ne survienne. Lorsque ce n’est pas possible, il existe tout de même des moyens stratégiques d’aller de l’avant après un sinistre.

Avant le sinistre

Une meilleure compréhension des chevauchements entre les polices permet aux entreprises de planifier et d’élaborer différents scénarios qui pourraient se produire. Les gestionnaires de risques doivent examiner attentivement les libellés des polices actuelles et effectuer divers calculs pour voir comment s’appliquent les franchises. Selon l’entreprise, ils peuvent également envisager d’ajouter des conventions d’assurance pour sinistre commun. Ces politiques sont courantes pour les polices d’assurance des biens et contre le bris des machines, mais elles peuvent, et devraient, être utilisées plus souvent dans d’autres secteurs. Il est important de dresser un portrait complet des clauses d’assurance et de comprendre quelle police devrait s’appliquer comme police de première ligne. Il est souvent préférable de ne pas laisser les polices s’appliquer au prorata.

Les entreprises doivent aussi comprendre les positions principales et excédentaires des assureurs en fonction de ce libellé précis ou des différences dans les conditions ou les limites. Une pratique exemplaire consiste également à faire appel aux mêmes assureurs pour les polices qui se chevauchent lorsque possible, aux mêmes courtiers dans les catégories d’assurances et aux mêmes experts en sinistres tiers, le cas échéant. Cela peut réduire les chances d’être pointé du doigt.

En fonction des positions principales et excédentaires, les gestionnaires de risques doivent préciser si plusieurs franchises s’appliquent dans les régimes. Cet examen, ainsi que l’examen des contrats (propriétaire, locateur, intérêt assurable), peut être utile en cas de réclamation. À titre de pratique exemplaire, les polices devraient être personnalisées avec des avenants ad hoc.

Après le sinistre

En cas de sinistre, les entreprises devraient immédiatement faire le triage de toutes les causes possibles. Par exemple, dans les deux situations ci-dessus, l’assureur de marchandise en stock et transit a questionné si le vol et l’atteinte étaient internes. Les entreprises doivent disposer de toutes les données pour déterminer la cause le plus tôt possible. Ensuite, elles devraient aviser tous les assureurs potentiels. Une approche efficace à l’égard de la réclamation est d’imaginer ce que chaque assureur pensera lorsqu’il verra la réclamation; cela aidera à résoudre les problèmes liés aux couvertures et aux options. Des courtiers spécialistes en réclamations peuvent vous aider en vous fournissant de nouvelles perspectives sur les options et le libellé de la police. Ces professionnels peuvent également fournir des conseils sur l’ensemble du processus, y compris les renseignements qui seront nécessaires.

Ces connaissances et cette expérience de base sont essentielles dans plusieurs domaines : cybersécurité (coachs en protection des données, examinateurs judiciaires, avocats), biens (gestion d’immeubles, conseillers en systèmes mécaniques et électriques, hygiénistes industriels, conseillers en restauration), crime (application de la loi, juricomptables, enquêteurs), risques environnementaux (Agence pour la protection de l’environnement, nettoyage), et praticiens propres au secteur ou à la réglementation, comme ceux de la Food and Drug Administration et de l’Occupational Safety and Health Administration.

Les entreprises devraient toujours suivre un ensemble standard de pratiques exemplaires, suivre régulièrement les changements apportés aux politiques et communiquer avec l’ensemble des parties prenantes. Lorsque des réclamations sont présentées, un système devrait être en place pour recueillir et analyser rapidement les données.

Aujourd’hui, après des décennies d’affaiblissement du marché, durant lesquelles les polices traditionnelles ont été élargies de manière à inclure une vaste gamme de couvertures supplémentaires, le marché s’est également durci en ce qui a trait aux réclamations. Le moment est venu de tout remettre à zéro, de se concentrer sur des besoins précis pour réduire les coûts et de mettre en place des politiques qui s’adaptent aux besoins actuels et qui atténuent les chevauchements.